Полезное для Менеджера по снабжению

Зачем нужна спецификация на сырье и материалы?

Спецификация – разрабатываемый на предприятии документ, в котором описаны все требования к закупаемому сырью либо материалам. В спецификации отражены основные характеристики, критерии оценки качества, процедуры проверки указанных требований.

Зачем нужны спецификации на сырье и материалы?

Прежде всего, для входного контроля  закупок, так как качество готовой продукции напрямую зависит от исходных составляющих. Это очень важно в условиях конкуренции на рынке. К тому же спецификации помогают обеспечить:

  • Полное взаимопонимание между снабженцем и технологом / производственником по внутренним заказам;
  • Полное взаимопонимание между снабженцем и Поставщиком, не надо каждый раз объяснять  какой именно товар требуется;
  • Большую стабильность закупок  и защиту от поставки сырья ненадлежащего качества. Конечно, зависит от стабильности и добропорядочности Поставщика;
  • Точность, прозрачность закупок.

a1

Форма спецификаций может быть разной,  главное – она должна быть удобной для самой Компании и отражать ее специфические требования.

Спецификации могут разрабатываться на:

  • Сырье;
  • Материалы, в т. ч. упаковку;
  • Ингредиенты;
  • Полуфабрикаты (как части процесса производства);
  • Готовую продукцию.

Спецификации всегда должны быть точными, краткими и однозначными. Содержание их может отличаться, но стандартно прописывается следующее:

  • Общая информация – наименование сырья / материалов;
  • Характеристики, в т.ч. физико-химические, микробиологические, органолептические;
  • Требования к безопасности продукта – состав;
  • Упаковка, фасовка;
  • Тара, групповая тара;
  • Срок годности, условия хранения;
  • При необходимости добавляют информацию о производителе – его название, место производства и т. д.

Дополнительно в спецификациях на готовую продукцию могут содержаться данные:

  • Требования к ингредиентам;
  • Калорийность и питательная ценность;
  • Периодичность контроля качества;
  • Маркировка;
  • Предостережения по употреблению и т. д.

Основными разработчиками спецификаций являются технологический отдел (спецификации на используемое сырье и выпускаемую готовую продукцию) и отдел контроля качества - лаборатория (спецификации на вспомогательные и упаковочные материалы), но в зависимости от  организационной структуры и функций на конкретном предприятии все спецификации могут разрабатываться одним отделом, например, технологами.

Проблемы, которые могут возникнуть при составлении спецификаций:

  1. Форма спецификации должна быть удобной и для технолога, и для снабженца.
  2. Спецификации нужно разработать на ВСЕ ключевое сырье и материалы, а их может оказаться много. Нужно, чтобы кто-то сделал эту работу.
  3. Периодически спецификации нужно корректировать для внесения изменившихся требований к сырью / материалам. Иначе произойдет разрыв: работа снабжения будет «холостой» - везем то, что уже не нужно производству…

 a2

Но составить спецификации на предприятии – это еще не все. Необходимо контролировать соответствие заявленной информации действительности - это работа снабжения и входного контроля , но это уже совсем другая история.