Спецификация – разрабатываемый на предприятии документ, в котором описаны все требования к закупаемому сырью либо материалам. В спецификации отражены основные характеристики, критерии оценки качества, процедуры проверки указанных требований.
Зачем нужны спецификации на сырье и материалы?
Прежде всего, для входного контроля закупок, так как качество готовой продукции напрямую зависит от исходных составляющих. Это очень важно в условиях конкуренции на рынке. К тому же спецификации помогают обеспечить:
- Полное взаимопонимание между снабженцем и технологом / производственником по внутренним заказам;
- Полное взаимопонимание между снабженцем и Поставщиком, не надо каждый раз объяснять какой именно товар требуется;
- Большую стабильность закупок и защиту от поставки сырья ненадлежащего качества. Конечно, зависит от стабильности и добропорядочности Поставщика;
- Точность, прозрачность закупок.
Форма спецификаций может быть разной, главное – она должна быть удобной для самой Компании и отражать ее специфические требования.
Спецификации могут разрабатываться на:
- Сырье;
- Материалы, в т. ч. упаковку;
- Ингредиенты;
- Полуфабрикаты (как части процесса производства);
- Готовую продукцию.
Спецификации всегда должны быть точными, краткими и однозначными. Содержание их может отличаться, но стандартно прописывается следующее:
- Общая информация – наименование сырья / материалов;
- Характеристики, в т.ч. физико-химические, микробиологические, органолептические;
- Требования к безопасности продукта – состав;
- Упаковка, фасовка;
- Тара, групповая тара;
- Срок годности, условия хранения;
- При необходимости добавляют информацию о производителе – его название, место производства и т. д.
Дополнительно в спецификациях на готовую продукцию могут содержаться данные:
- Требования к ингредиентам;
- Калорийность и питательная ценность;
- Периодичность контроля качества;
- Маркировка;
- Предостережения по употреблению и т. д.
Основными разработчиками спецификаций являются технологический отдел (спецификации на используемое сырье и выпускаемую готовую продукцию) и отдел контроля качества - лаборатория (спецификации на вспомогательные и упаковочные материалы), но в зависимости от организационной структуры и функций на конкретном предприятии все спецификации могут разрабатываться одним отделом, например, технологами.
Проблемы, которые могут возникнуть при составлении спецификаций:
- Форма спецификации должна быть удобной и для технолога, и для снабженца.
- Спецификации нужно разработать на ВСЕ ключевое сырье и материалы, а их может оказаться много. Нужно, чтобы кто-то сделал эту работу.
- Периодически спецификации нужно корректировать для внесения изменившихся требований к сырью / материалам. Иначе произойдет разрыв: работа снабжения будет «холостой» - везем то, что уже не нужно производству…
Но составить спецификации на предприятии – это еще не все. Необходимо контролировать соответствие заявленной информации действительности - это работа снабжения и входного контроля , но это уже совсем другая история.