5 Возможностей

Планирование закупок

Какую пользу приносит Планирование закупок

Пользу планирования как такового сложно переоценить. Планирование является одним из 5 важнейших элементов менеджмента. Все важнейшие процессы в бизнесе подлежат планированию: продажи, поступление денежных средств (Cash Flow), производство, закупки.

Правда, часто встречается такой перекос: почему-то поступление денег мы планируем по дням, а поступление/закупки сырья и материалов нет… А как без этого работать производству? Оно же может страдать от отсутствия нужных компонентов.

 

Чтобы составить план закупок нужно:

  1. Получить План продаж от Отдела продаж или ПЭО.
  2. Получить корректные остатки готовой продукции от логистов (склада).
  3. Рассчитать План производства под План продаж и с учетом текущих остатков. План производства – это потребность в ТЕ по периодам (желательно - дням).
  4. Рассчитать потребности в сырье и материалах под согласованный План производства.
  5. Рассчитать План закупа под потребности в сырье и материалах с учетом лагов поставки и минимальной партии поставки.

План закупа – это сгруппированная потребность в сырье и материалах, сдвинутая вперед по времени под действующие условия поставки.

 

Для качественного Плана закупок необходимо чтобы:

  1. План продаж от Отдела продаж или ПЭО был достаточно точным.
  2. Остатки готовой продукции были корректными.
  3. План производства был рассчитан корректно по периодам (желательно - дням) под План продаж и с учетом текущих остатков.
  4. План закупа был рассчитан корректно по периодам (желательно - дням) под потребности в сырье и материалах с учетом лага поставки и минимальной партии поставки.

Вот и все, и тогда наше производство будет работать без сбоев! Остается лишь обеспечить качество этих планов, желательно, конечно, автоматизировать процесс.

 

Какой вред может приносить Планирование закупок

Звучит странно? Сразу оговоримся, что вред может приносить ТОЛЬКО отсутствие или некачественное Планирование закупок.

КАК происходит Потеря прибыли:

Пример:

18 числа Коммерческий директор Дмитрий смотрит остатки ГП на складе и видит, что товарной единицы (ТЕ) Х уже 2 дня нет в остатках.

Он зовет директора по производству Сергея и тот говорит, что закончилась упаковка для этой ТЕ.

Дмитрий вызывает Снабженца и спрашивает: «Почему?!!». Снабженец Евгений: «Извините, просчитались, думали, что хватит до конца месяца...».

Дмитрий: «Женя! Надо срочно привезти упаковку! Бегом!!!».

20 числа поставщик получает деньги, 28 числа упаковка приходит на склад материалов -  возобновляется производство, 30 числа ТЕ попадает в продажи.

Знакомая ситуация?

Причина – плохо спланировали продажи, а, следовательно, и производство с закупом.

Либо бывает так: планируем только продажи, а закуп вообще не планируем – действуем «по ситуации».

Поэтому в один «прекрасный» момент заканчивается упаковка или нужный ингридиент. Данная высокомаржинальная товарная единица (ТЕ) не производится... Причем руководство об этом может узнать только на 2-3-й день. Пока разберемся, потом бежим срочно закупать. С учетом прохождения платежа и лага поставки проходит еще неделя. В итоге Предприятие лишилось прибыли по этой ТЕ за 1,5-2 недели…

Нет, ну можно, конечно, всегда держать избыточные запасы сырья и материалов. Но тогда лишаемся оборотных средств, а в итоге – опять же прибыли.

 

КАК происходят потери Бюджета закупок Предприятия:

Ход событий будет такой же, как в Примере.  

Только еще возникают дополнительные расходы:

Везем «на ракете»:

Поскольку надо срочно, приходится использовать максимально быструю, а значит, самую дорогую доставку. Например, авиа, хотя обычно используем ж/д.

Некогда искать дешевле:

Поскольку надо срочно, приходится закупать у того, у кого есть в данный момент нужное количество. А это не всегда самый выгодный поставщик… Например, наш текущий выгодный поставщик упаковки работает по графику (полиграфическое производство) и не сможет срочно разместить наш заказ.  Придется покупать втридорога…

Минимальная партия:

Поскольку надо просто «заткнуть дыру» (плановая поставка ведь придет вскоре), то закупаемая партия будет небольшая, скорее всего минимальная. В полиграфии, например, с увеличением тиража цена падает кратно. А это значит, что опять же придется покупать втридорога…

Вынужденная замена:

Может случиться, что у нас – большая кредиторская задолженность перед выгодным поставщиком. Поскольку срочно ее не можем погасить (опять же время и деньги), придется закупать у другого поставщика, менее выгодного…

 

КАК происходят потери Качества закупаемого сырья и материалов:

Ход событий будет такой же, как в Примере.  

Только еще возникают риски для Качества поставляемого сырья и материалов - банально срабатывает фактор времени:

Некогда искать лучше:

Поскольку надо срочно, приходится закупать первое более-менее подходящее у того, у кого есть в данный момент нужное количество. А это не всегда поставщик с лучшим качеством…

Некогда ждать замены брака:

Поскольку надо срочно, приходится пропускать менее качественное сырье в производство. Мы ведь в этой ситуации не готовы ждать, когда поставщик заменит бракованное сырье...

Приходится Входному контролю поступаться принципами. А далее это грозит потерей качества выпускаемой продукции, затем недовольные Клиенты – снижение продаж – снижение прибыли.

В любом случае происходят потери времени, качества, бюджета, прибыли.

Вашей прибыли…

 

ЧТО ДЕЛАТЬ?

Планировать и еще раз планировать!

Чтобы предотвратить потери, описанные выше, мы рекомендуем все-таки выделить ресурсы на Планирование закупок.

Для повышения эффективности закупок на Предприятии  мы также рекомендуем разработать и внедрить программу для планирования закупок.

Если Вы хотите разработать и внедрить у себя Планирование закупок, свяжитесь с нами, чтобы получить нужные Вам решения.